L'Azienda USL di Modena ha realizzato una serie di progetti per adeguare la propria attività e le proprie strutture alle norme contenute nel Codice in materia di protezione dei dati personali (Decreto Legislativo 30.06.2003 n°196) conosciuto come legge sulla privacy.
Questa normativa si propone di tutelare il diritto alla riservatezza dei dati personali per evitare che un loro uso scorretto possa danneggiare o ledere i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone interessate. Tale fine è ancor più evidente nella realtà particolare di un'azienda sanitaria che tratta quotidianamente una pluralità di dati di estrema delicatezza come quelli riguardanti la salute delle persone.

L'Azienda USL di Modena ha predisposto un percorso applicativo della materia della privacy che non si limiti ad un approccio episodico ma metta a punto un sistema stabile a presidio permanente della tematica.

La tutela della riservatezza dei dati dell'utente non deve essere vissuta come un mero obbligo burocratico ma come un mezzo per offrire una reale tutela della dignità della persona e un servizio di maggior qualità per i cittadini, per i loro familiari e per tutti gli operatori.
La privacy va rispettata in modo sostanziale e non formale attraverso un sistema che impegni ogni figura professionale e faccia maturare sempre più una nuova cultura di rispetto nei confronti degli utenti.
La normativa sulla privacy ha sicuramente avuto, ed ha tuttora, un forte impatto su una organizzazione aziendale molto complessa e capillare come quella dell'Azienda USL di Modena .
Per tale motivo sono state effettuate scelte organizzative che hanno impegnato anche in termini di risorse, innovando in modo significativo percorsi e processi aziendali.

Innanzitutto è stato istituito da alcuni anni un Gruppo Operativo Aziendale composto di professionalità diverse in rappresentanza delle varie strutture aziendali, con lo scopo di promuovere e monitorare l'applicazione della normativa.
E' stato altresì creato l'Ufficio Privacy, struttura specifica cui è demandata l'impostazione delle procedure aziendali, la consulenza e la formazione in materia sia in favore della direzione aziendale che delle varie articolazioni organizzative.

Il "percorso privacy" avviato dall'Azienda ha introdotto nel proprio iter la formazione capillare di tutti gli operatori aziendali allo scopo non solo di adeguare le attività istituzionali al dettato normativo, ma anche di conferire una nuova modalità di approccio nei confronti degli utenti; a tal fine vengono periodicamente promosse giornate di formazione-divulgazione, emanati protocolli aziendali e costantemente diffuse circolari e linee guida.

L'Azienda si è poi dotata di una suddivisione interna dei livelli di responsabilità attribuendo la qualifica di Responsabili del trattamento dei dati ai professionisti con responsabilità gestionale di strutture/reparti/unità operative. Questi ultimi hanno poi individuato i propri Incaricati del trattamento dei dati, cioè i collaboratori autorizzati ad utilizzare dati personali e sensibili, impartendo loro direttive ed istruzioni.

L'Azienda si è dotata di un Regolamento Aziendale in materia di privacy che riprende i principi fondamentali della normativa in materia e che è a disposizione degli interessati presso gli Uffici di Relazioni con il Pubblico (URP) nei Distretti Sanitari. Annualmente viene aggiornato il Documento Programmatico sulla Sicurezza che contiene la policy aziendale in materia di trattamenti informatizzati dei dati.