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Sistema Informativo del Personale

 
Il sistema informativo del personale è in grado, dal 2007, di fornire dati ed informazioni utili per le esigenze di  pianificazione e gestione dei diversi interlocutori gestionali - Direzione Aziendale e Direttori delle macroarticolazioni.
 
In particolare il sistema fornisce informazioni riguardanti:

  • dati anagrafici: sesso, età, posizione familiare, residenza, domicilio;
  • curriculum: scolarità, formazione successiva, esperienza in altre organizzazioni;
  • valutazioni individuali riguardanti: conoscenze, attitudini, capacità, competenze, prestazioni;
  • collocazione organizzativa: area, categoria, posizione economica, posizione lavorativa, incarichi, retribuzione;
  • dinamica organizzativa: anzianità nell'Amministrazione,  nella qualifica, nella posizione, nell'incarico, mobilità orizzontale e verticale;
  • informazioni relativi alle presenze, assenze, turni, ferie, trasferte, ore straordinarie, ore recuperate, aspettative.

 
Un sistema informativo così strutturato e con le opportune procedure di elaborazione, costituisce la base per diversi utilizzi. Si tratta in primo luogo di uno strumento essenziale per costruire un quadro di verifica delle caratteristiche del personale, del suo impiego e delle modalità di prestazione. Si pensi ad esempio alla possibilità di monitorare con facilità la distribuzione per sesso, età e anzianità del personale, oppure di verificare l'andamento delle assenze per qualifica o settore, o ancora di analizzare le medie e la variabilità delle prestazioni dei dipendenti analizzate utilizzando il sistema di valutazione aziendale. In secondo luogo, il sistema consente di elaborare proiezioni sui flussi di personale in uscita, in entrata e in mobilità, tenendo conto di tutte le variabili rilevanti per pianificare e gestire le risorse umane in coerenza con i fabbisogni dell'organizzazione.
 
Senza una base informatica adeguata, infatti, diventa complicato anche realizzare previsioni semplici ed essenziali, come quelle relative al personale che farà lunghe assenze nell'anno successivo (si pensi per esempio alle maternità), oppure al turn over, all'anzianità media o ai livelli di organico in un orizzonte futuro di medio-lungo periodo. In terzo luogo, è possibile fornire ai diversi responsabili,a costi particolarmente ridotti, informazioni puntuali in vista di decisioni relative alle risorse umane, diminuendo così la dipendenza dal personale e dalle procedure amministrative. In quarto luogo, consente di fornire assistenza e informazioni ai singoli dipendenti sulla loro posizione in riferimento alle diverse variabili del sistema. Infine, e più in generale, un sistema informativo del personale deve consentire di ordinare organicamente i processi e le informazioni che vedono coinvolti tutti gli attori aventi un qualsiasi rapporto di dipendenza gerarchico-funzionale con l'azienda dal momento del loro inserimento e per tutta la durata del rapporto.

Dal 2007 è in uso un nuovo sistema informativo, necessario per l'aumento delle esigenze  gestionali complessivamente intese ed, in particolare, per la corretta gestione dei profili professionali.
In particolare il nuovo software consente, con un unico data-base e sistema di interfaccia, di gestire diversi moduli applicativi  integrati tra loro: 
 

  • Gestione giuridica
  • Gestione economica (compresa l'elaborazione della busta paga)
  • Gestione rilevazione presenze
  • Gestione cartellino on-line (portale del dipendente)
  • Gestione concorsi
  • Gestione pensioni 
  • Gestione ottica dei moduli giustificativi e dei transiti.

 
Contemporaneamente, per rispondere alle diverse esigenze gestionali, si è affinato un nuovo sistema flessibile di informazioni, inviato a cadenza mensile alla Direzione Aziendale, ai direttori di Macrostrutture e ai diversi gestori interessati, contenente le seguenti informazioni suddivise per struttura, stabilimento e unità operativa:
 

  • Pianta organica e posti vacanti
  • Numero di dipendenti presenti alla data;
  • Numero di part time;
  • Somma di F.T.E. (full time equivalenti);
  • Giorni di ferie goduti nel periodo e relativa media
  • Giorni di ferie residui di competenza dell'anno e relativa media
  • Ore di reperibilità programmata effettuata nel periodo e relativa media
  • Numero di chiamate per reperibilità programmata e relativa media
  • Ore di reperibilità non programmata effettuata nel periodo e relativa media
  • Numero di chiamate per reperibilità non programmata e relativa media
  • Eccedenza oraria nel periodo e relativa media
  • Ore di straordinario liquidato nel periodo e relativa media
  • Giornate lavorate nel periodo e relativa media
  • Giorni di assenza per malattia, maternità/gravidanza, infortunio, malattia professionale, altri permessi retribuiti nel periodo e relativa media
  • Lunghe assenze e relativa media
  • Voci di costo fisse e variabili
  • Proiezioni di spesa nel periodo

Il cruscotto realizzato, particolarmente flessibile, consente poi di incrociare i dati tra loro e di confrontarli con periodi, profili e strutture differenti sia a livello di singolo mese sia a livello di progressivo anno.
 
 
 
                                                         

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