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Progetto di dematerializzazione dell'Azienda USL di Modena

  1. Il contesto di riferimento
  2. Obiettivi e finalità
  3. Risultati attesi
  4. Fasi e tempi
  5. Gruppi di lavoro
  6. Normativa di riferimento
  7. Per approfondire

Il contesto di riferimento

Il progetto di dematerializzazione documentale si inserisce nelle linee di programmazione dell'Azienda USL di Modena, tra i progetti trasversali che impegnano e coinvolgono le diverse strutture aziendali.
Tra questi, in particolare, figura il progetto "Gestione documentale: protocollazione, riclassificazione documentale, fascicolazione, riformulazione del massimario di scarto" che impatta in modo significativo sul programma di dematerializzazione e con esso si interconnette.
La corretta impostazione della gestione documentale, sia essa cartacea o digitale, è la premessa per una efficace dematerializzazione dei documenti aziendali.

In questi anni, nella nostra Azienda, è già stato fatto molto in questa direzione di dematerializzazione e proprio per questo oggi è possibile compiere un ulteriore passo decisivo nell'utilizzo di modalità digitali, realizzando una completa gestione dematerializzata dei documenti e delle comunicazioni, arrivando a superare la gestione cartacea.
La completa gestione dematerializzata dei documenti non costituisce un obiettivo fine a se stesso, ma diventa l'infrastruttura per agevolare il costante perseguimento di obiettivi di snellimento dei processi di gestione con conseguente recupero in termini di efficienza, efficacia e trasparenza.

Obiettivi e finalità

L'obiettivo di realizzare una completa gestione dematerializzata dei documenti e delle comunicazioni e di superare la loro gestione cartacea si concretizza nella ridefinizione e riorganizzazione dei seguenti aspetti:

1. Modalità di sottoscrizione, ricezione e trasmissione di documenti
2. Utilizzo della piattaforma di gestione documentale

Modalità di sottoscrizione, ricezione e trasmissione di documenti
Tutti i documenti prodotti dai servizi aziendali, amministrativi e sanitari, devono essere sottoscritti con modalità informatiche (indicazione a stampa del firmatario, firma digitale) per consentire la comunicazione a terzi preferibilmente con modalità telematiche, ma anche con modalità tradizionali ove questo è necessario e consentito.

Per garantire tempestività, certezza, economicità, tracciabilità e rispetto delle indicazioni normative e degli obiettivi nazionali di digitalizzazione, la trasmissione di documenti a soggetti terzi deve avvenire:
- verso altre pubbliche amministrazioni, imprese e professionisti: esclusivamente in modalità telematica (Posta elettronica certificata)
- all'interno dell'Azienda: esclusivamente in modalità telematica (Piattaforma di gestione documentale, portale dipendenti, e-mail)
verso i cittadini:
  - tramite il FSE (Fascicolo sanitario elettronico) come strumento privilegiato di comunicazione di tutti i documenti sanitari e dei documenti correlati a prestazioni sanitarie
  - tramite  specifici portali (referti on line)
  - tramite altre modalità telematiche  (PEC, e-mail)
  - tramite fax e posta quando non possibile con le modalità telematiche.

Anche per ricevere documenti vanno sostenuti e incentivati i canali telematici, in modo da comprimere al minimo le attività e i costi legati alla riproduzione informatica di documenti cartacei, che comunque è necessaria per garantire la unitarietà di gestione documentale.

Utilizzo della piattaforma di gestione documentale

La piattaforma di gestione documentale costituisce il fulcro gestionale del sistema dematerializzato, da utilizzare per tutti i processi che oggi non sono gestiti in modalità totalmente informatizzata.
Razionalizza ed integra:
- le funzionalità di sottoscrizione digitale dei documenti predisposti (con apposizione automatica delle diciture di firma previste dalle norme e dei dati di protocollazione)
- le funzionalità di inoltro ai destinatari con le modalità differenziate consentite dalla normativa vigente (PEC, e-mail, fax tramite serverfax, posta)
- le funzionalità di rilascio di copie analogiche (stampa cartacea) del documento informatico conformi all'originale
- le funzionalità di ricezione dei documenti da tutti i canali di ingresso (portali, PEC, e-mail, fax tramite server fax, posta tramite scanner, e relative funzionalità di conformità della copia informatica rispetto all'originale analogico)
- le funzionalità di protocollazione informatica, smistamento e di comunicazione interna, sia tra uffici, sia con singoli destinatari
- le funzionalità di ricerca e tracciabilità di tutte le operazioni inerenti il documento
- le funzionalità di connessione con l'Albo on line (delibere, decisioni) e con il portale della trasparenza
- le funzionalità di classificazione, fascicolazione, archiviazione documentale, conservazione presso il polo archivistico regionale PAREER ed eliminazione, secondo le regole del massimario di scarto

Risultati attesi

I primi risultati attesi possono essere così schematizzati: 
- pieno utilizzo delle comunicazioni telematiche con documenti digitali
- organizzazione dei documenti in un sistema di classificazione e archiviazione appropriato alle esigenze aziendali
- progressiva eliminazione degli archivi cartacei 

Questi risultati consentiranno di semplificare e velocizzare i processi di gestione documentale (ricezione, smistamento, comunicazione, archiviazione, ricerca), contribuire alla realizzazione degli obiettivi di digitalizzazione nazionale e regionale, ridurre i costi di gestione amministrativa (carta, spese postali, archivi, ecc.)
La costruzione di un sistema informativo strutturato dei documenti digitali costituirà l'infrastruttura di base, su cui innestare processi di revisione dei procedimenti e dei processi di gestione - amministrativa, ma non solo - con i seguenti risultati attesi:
- semplificazione (riduzione di passaggi, riduzione di operazioni esecutive)
- integrazione (riduzione della frammentazione organizzativa, superamento delle barriere territoriali)
- trasparenza e miglior servizio per i cittadini
- riconfigurazione delle attività e dei contenuti professionali sottesi (riduzione di attività esecutive a favore di contenuti professionali più qualificati), che porteranno anche ad una sensibile riduzione dei costi dell'apparato amministrativo.

Fasi e tempi

1. Prima fase: predisposizione del sistema
APRILE 2014
2. Introduzione e sperimentazione della gestione dematerializzata dei provvedimenti, dei documenti e delle comunicazioni della Direzione Amministrativa e della Direzione Sanitaria
MAGGIO 2014
3. Estensione della gestione dematerializzata dei documenti e delle comunicazioni alle unit operative aziendali
FINE 2014
4. Analisi dei processi documentali (di lavoro) interni all'unit operativa, e tra unit operative diverse
2014 e 2015
5. Eliminazione degli archivi cartacei
FINE 2015

Gruppo di lavoro

Questo progetto coinvolge tutte le articolazioni aziendali. 
Il nucleo centrale di progetto è così costituito da:
- Andreoli Mauro
- Carpi Gloria
- Ghedini Pierfrancesco
- Gherardi Maurizia
- Molinari Erica
- Poppi Nicoletta
- Reggiani Silvia
- Tassi Lia

In ogni unità organizzativa è stato individuato un referente che in raccordo con il nucleo centrale di progetto costituisce la rete primaria a supporto dei Direttori dei Servizi per l'implementazione operativa.

Normativa di riferimento

 
 
 
 
 
 
 

Per approfondire

Ultimo aggiornamento: 03 Luglio 2018