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Regolamento aziendale per la costituzione ed il funzionamento dei Comitati Consultivi Misti

Deliberazione del Direttore Generale n. 118 del 30/08/2011

 

ART. 1 - CostituzioneIn attuazione agli indirizzi previsti dal  D.Lgs  502/92 e succ. modifiche, L.R. 19/94 e succ. modifiche, Delibera Giunta Regionale n. 1011/95, Delibera Giunta Regionale n. 320/00, Delibera Giunta Regionale n. 678/00, Delibera Giunta Regionale n. 508/01,  sono costituiti, presso l'Azienda U.S.L. di Modena, sette Comitati Consultivi Misti (CCM), uno per ogni distretto sanitario. E' inoltre previsto un tavolo di coordinamento interaziendale denominato CCI.
 
ART. 2 - Funzioni ed obiettivi generaliLe funzioni fondamentali dei Comitati Consultivi Misti, stabilite all' art. 16,  2° comma, lettere a), b), c), d) della L. R. 19/94, così come modificata dalla L. R. n. 3/99, sono: 
- assicurare i controlli di qualità dal lato della domanda, specie con riferimento ai percorsi di accesso ai   servizi;
-promuovere l'utilizzo di indicatori di qualità dei servizi dal lato del cittadino, definiti a livello regionale,  sentiti gli   organismi di partecipazione dell'utenza;
- sperimentare indicatori di qualità dei servizi dal lato del cittadino, definiti a livello aziendale, che tengano conto di  specificità di interesse locale;
- sperimentare modalità di raccolta e di analisi dei segnali di disservizio.
 
Con riferimento a tali funzioni i CCM, ai sensi della Delibera Giunta Regionale n. 320/00, hanno il compito di verificare il grado di coinvolgimento delle Aziende nel miglioramento della qualità della comunicazione col cittadino:
· l'attuazione delle metodologie di rilevazione della qualità dal lato del cittadino, anche attraverso formalizzati collegamenti  con l'URP;
· le iniziative di rilevazione della soddisfazione dell'utenza e/o iniziative di educazione e promozione della salute e di protezione dal rischio;
· l'attuazione delle proposte di miglioramento conseguenti l'analisi e la valutazione dei processi aziendali che determinano insoddisfazione del cittadino;
· l'aggiornamento della Carta dei Servizi aziendale e il mantenimento degli impegni assunti dall'Azienda nella Carta dei Servizi.

Per l'adempimento delle funzioni precedentemente descritte possono essere sviluppate le seguenti attività:
·  esame di documenti e normativa;
·  espressione di pareri;
·  attivazione di gruppi di lavoro ad obiettivo;
·  confronto con esperti;
·  partecipazione ad attività formative interne o rivolte ai cittadini;
·  promozione e realizzazione di incontri con i cittadini sui progetti del CCM e sui risultati raggiunti con la propria attività;
·  partecipazione alla definizione dei bisogni di salute della popolazione ed alla progettazione di servizi;
·  eventuale partecipazione ad attività aziendali di indagine della soddisfazione dei cittadini;
·  promozione e realizzazione di attività di verifica autogestite (indicatori ex art. 14, impegni carta dei servizi, etc.);
·  partecipazione al  monitoraggio dei segnali di disservizio e rilevazione di criticità emergenti;
·  proposte di progetti di miglioramento,  collaborazione alla loro realizzazione e  monitoraggio della  realizzazione degli    stessi;
· partecipazione alla definizione, alla rilevazione e all'analisi di indicatori aziendali per la valutazione della qualità dal lato dell'utente.

ART. 3- Comitati Consultivi Misti di Distretto - Composizione
Nell'Azienda USL di Modena è costituito un Comitato Consultivo Misto, presso ciascun Distretto Sanitario.
Il numero di componenti è stabilito in un numero non superiore a 20 membri per ciascun Distretto, fatto salve situazioni particolari definite a livello del singolo distretto. 
  
Ciascun CCM è formato da:
1.  membri, in numero maggioritario, designati dalle Organizzazioni ed Associazioni di Volontariato e  Tutela dei diritti degli utenti, iscritte al Registro Provinciale del Volontariato, nonché dalle Organizzazioni Sindacali rappresentative di categorie di utenti, che dimostrino, in modo documentabile, la loro attività in campo sanitario e socio sanitario;
2. operatori interni individuati da ciascun Distretto Sanitario, espressioni delle diverse articolazioni organizzative presenti sul territorio, tra cui il referente dell'URP distrettuale/ospedaliero;
3. 1 rappresentante concertato dai Sindaci dei Comuni afferenti al Distretto;
4. 1 rappresentante dei MMG.
 
Qualora un rappresentante delle Associazioni di Volontariato o dell'Azienda (indicati rispettivamente al punto 1. e 2.) sia impossibilitato a partecipare, può essere sostituito da un supplente, preventivamente indicato in sede di nomina alla Direzione del Distretto.  
 
I designandi componenti effettivi o supplenti appartenenti al volontariato:
·  non possono avere rapporti di lavoro, ad alcun titolo, con l'Azienda Sanitaria presso cui è istituito il CCM di cui fanno parte;
·  non possono far parte dei CCM tutti coloro che sono eletti in organi istituzionali, i dirigenti e tutti i collaboratori che pur appartenendo, a vario titolo, ad Associazioni di Volontariato o ad altre organizzazioni, all'atto della nomina siano in servizio presso le Aziende Sanitarie regionali pubbliche,  gli ospedali privati e IOR.
 
I comitati possono avvalersi della collaborazione di esperti concordemente scelti, con potere consultivo.
Possono partecipare, su invito dei singoli Comitati, i diversi responsabili di struttura, di servizio o di funzione o loro delegati, per discutere i problemi attinenti alla valutazione e al miglioramento della qualità dei servizi per i cittadini nell'area di loro pertinenza.
 
La composizione del CCM viene formalizzata  tramite atto della Direzione Distrettuale.

ART. 4 - Organi del Comitato e segreteria
Presidente
Il Presidente deve essere individuato fra i rappresentanti del volontariato.

Vice Presidente
II Vice Presidente viene  individuato fra tutti i componenti e sostituisce, a tutti gli effetti, il Presidente in caso di assenza o di impedimento temporaneo.

Segreteria
Le funzioni di segreteria sono svolte da un collaboratore incaricato dalla Direzione distrettuale.
In particolare sono compiti della segreteria la tenuta degli archivi, la compilazione dei verbali, la trasmissione delle comunicazioni, la predisposizione di materiali occorrenti per i lavori del Comitato, l'individuazione dei locali necessari allo svolgimento delle attività del Comitato.
La segreteria del CCM distrettuale provvede, a cadenza almeno semestrale, agli adempimenti relativi ai rimborsi, se dovuti, delle spese vive sostenute per la partecipazione alle sedute del CCM, e ad altre attività a carattere istituzionale rientranti nelle attività di competenza, se adeguatamente documentate.
La segreteria del CCM distrettuale tiene il costante raccordo con la segreteria dell'URP aziendale per garantire la circolazione delle informazioni attinenti l'attività dei CCM e del CCI e si incarica di garantire la diffusione delle comunicazioni a tutti i componenti del CCM
 
ART. 5 - Elezione degli organi e durata degli incarichi del comitato
Elezione
Nella seduta di insediamento, convocata dal Direttore distrettuale o suo delegato, vengono eletti il Presidente e il Vice Presidente di norma con voto diretto segreto, a maggioranza semplice degli aventi diritto al voto (componenti effettivi, con la presenza della metà più uno dei componenti aventi diritto).
 
Durata in carica
I componenti del Comitato Consultivo hanno un incarico di durata triennale a decorrere dalla data di insediamento, fermo restando la possibilità di effettuare variazioni nella composizione del CCM secondo le modalità indicate nell'art. 6 del presente regolamento. Allo scadere del triennio e con congruo anticipo la Direzione Distrettuale assume le iniziative formali per verificare se vi sono le condizioni per riconfermare il comitato dimissionario, per altri 3 anni. Qualora questa opportunità venisse a mancare, la direzione distrettuale  inizierà le consultazioni con le Associazioni e organizzazioni di cui all'art. 15 e 16 della L. R. 19/94 , volte alla composizione del nuovo Comitato.
In sede di prima applicazione del presente regolamento, per garantire omogeneità ed integrazione nello svolgimento delle attività dei CCM e tra questi ed il CCI, le scadenze dei diversi Comitati vengono allineate, tramite disposizione transitoria, alla data del 1 settembre 2011 con apposita decisione del Direttore di Distretto con cui si prorogano, fino alla data specificata, quelli in carica e si costituiscono, sempre con identica scadenza, quelli in fase di ricomposizione.
In occasione delle future scadenze, ciascun CCM resterà in carica fino all'adozione della decisione, contemporanea nei diversi distretti, sulle nuove composizioni o proroghe triennali.

ART. 6 -Decadenza e variazione degli organi e componenti del comitatoDecadenza degli organi del Comitato
Il Comitato può revocare gli incarichi del Presidente e del Vicepresidente in apposita seduta, con le stesse modalità previste per l'elezione.
Il Presidente e il Vice Presidente decadono anche per revoca di rappresentanza da parte delle organizzazioni di appartenenza.
 
Decadenza dei componenti, sostituzione degli stessi, richieste d'ingresso durante il mandato
a) In caso di dimissione di un rappresentante effettivo o supplente o in caso di assenza ingiustificata di un rappresentante effettivo o supplente delle Associazioni o della Azienda USL, per piu' di tre volte consecutive, il Comitato inviterà la relativa Associazione/Consulta/Centro Servizi Volontariato o la Direzione Distrettuale a nominare un altro rappresentante.
In mancanza di nomina entro i 20 giorni successivi si inserirà all' o.d.g. la presa d'atto della decadenza dell'Associazione o del professionista dal Comitato.
b) Nei casi in cui un'associazione richieda, durante la durata in carico del CCM, di far parte del CCM, il Comitato stesso valuterà l'ingresso della stessa all'interno del Comitato in relazione alla rappresentatività e al  numero dei componenti.

ART. 7 -  Riunioni del CCM
Il Comitato si riunisce almeno una volta ogni 3 mesi. Esso verrà inoltre riunito ogni volta che il Presidente lo riterrà opportuno o che la maggioranza dei componenti il comitato ne farà richiesta.

Convocazione
La convocazione è firmata dal Presidente del CCM, trasmessa dalla segreteria con un congruo anticipo, almeno 7 giorni prima, e un preciso ordine del giorno, di norma concordato nella riunione precedente.
Con anticipo e modalità di comunicazione adeguati, possono essere previste anche convocazioni straordinarie.
Le convocazioni vengono effettuate per iscritto (anche per posta elettronica) presso il recapito indicato dai singoli componenti.
La convocazione riporterà l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo della riunione nonché l'elencazione, sia pure sommaria, delle questioni in discussione.

Validità
Le riunioni sono ritenute valide in 1° convocazione con la presenza della metà più uno dei componenti aventi diritto, in 2° convocazione con la presenza di almeno un terzo dei componenti stessi.

Sostituzioni
Il rappresentante delle Associazioni di Volontariato o dell'Azienda impossibilitato a partecipare, può farsi sostituire da un supplente, purchè preventivamente indicato in sede di nomina alla Direzione del Distretto.
 
Gruppi di lavoro
Il Presidente, sentito il comitato, potrà inoltre costituire, per specifici argomenti, gruppi di lavoro ristretti, i quali dovranno portare le risultanze delle loro attività all'approvazione del Comitato stesso.
 
Verbale
La stesura del verbale, a cura della segreteria, è obbligatoria per ogni seduta.
Il verbale sarà redatto in forma sintetica ed esaustiva: vi devono essere riportati i nominativi dei presenti, degli assenti, degli assenti giustificati, dei supplenti, gli argomenti posti all'ordine del giorno e, per ogni argomento, le decisioni assunte con i suggerimenti e le proposte che esprimono la posizione del Comitato. Ogni verbale è soggetto ad approvazione da parte del Comitato nella riunione successiva.
Ogni verbale, a firma del Presidente e della Segreteria, viene trasmesso agli altri Comitati, e all'URP aziendale per la pubblicazione sulle pagine web del sito aziendale.

ART. 8 - Comitato di Coordinamento interaziendale (CCI) - composizione, compiti, funzionamento
 Nell'Azienda Usl è costituito un Comitato di Coordinamento Interaziendale dei Comitati Consultivi Misti (CCI) che ha funzioni di indirizzo e di raccordo dei Comitati previsti a livello decentrato, funzioni consultive e di proposta per le tematiche di carattere generale.
Il Comitato di Coordinamento Interaziendale è composto:
·         dai Presidenti dei 7 CCM;
·         dal Presidente del CCM dell'Azienda Policlinico;
·         da un Rappresentante della Conferenza socio sanitaria Territoriale;
·         dal Responsabile dell'URP aziendale;
·         da un Direttore di Distretto in rappresentanza del coordinamento distretti;
.         dal Responsabile del Sistema Qualità.
 
Nella prima seduta utile vengono eletti il Presidente e il Vice Presidente con voto diretto segreto, a maggioranza semplice degli aventi diritti al voto (componenti effettivi, con la presenza della metà più uno dei componenti aventi diritto), individuandoli fra i Presidenti dei CCM.
La durata in carica è la medesima dei CCM così come previsto dall'art. 5 del presente regolamento.
Il Presidente convoca e presiede le riunioni del CCI, ne fissa l'o.d.g e riferisce ai singoli CCM in ordine ai lavori attraverso un verbale.
 
Il CCI individua, con una maggioranza di almeno 2/3 dei componenti, il proprio rappresentante dei Comitati aziendali nelle attività del CCRQ (Comitato Consultivo Regionale per la Qualità dei servizi sanitari dal lato del cittadino) e nel Comitato Etico Provinciale.
 
Segreteria
Le funzioni di segreteria sono svolte da un collaboratore incaricato dall'Unità Operativa Relazioni con il Pubblico.
 
Verbale
La stesura del verbale, a cura della segreteria, è obbligatoria per ogni seduta.
Il verbale sarà redatto in forma sintetica: vi devono essere riportati i nominativi dei presenti, degli assenti, degli assenti giustificati, dei supplenti, gli argomenti posti all'ordine del giorno e, per ogni argomento, le decisioni assunte con i suggerimenti e le proposte che esprimono la posizione del Comitato.
Ogni verbale, a firma del Presidente e della Segreteria, viene trasmesso alla Direzione Generale aziendale, ai Direttori di Distretto, alle segreterie dei CCM distrettuali per l'inoltro ai rispettivi Presidenti, al Presidente del CCM dell'Azienda Policlinico e al Rappresentante della Conferenza socio-sanitaria Territoriale ed agli eventuali invitati.
 
La Direzione Generale o gli uffici di staff o i servizi centrali, su questioni di particolare rilievo, possono richiedere una partecipazione alla seduta del CCI.
Il CCI può avvalersi della collaborazione di esperti, con potere consultivo.
Possono partecipare su invito i diversi responsabili di struttura, di servizio o di funzione o loro delegati per discutere i problemi attinenti alla valutazione e al miglioramento della qualità dei servizi per i cittadini nell'area di loro pertinenza.

ART. 9 -  Pareri e proposte del CCM
Rapporti con la  Direzione Distrettuale/Aziendale
Il Presidente del CCM è invitato all' Ufficio di Direzione Distrettuale ogni qual volta si discuta di programmazione e valutazione dei servizi.
Il Presidente del CCI partecipa al Collegio di Direzione.
 
Rapporti con altri enti, istituzioni, associazioni di volontariato, cittadini e mezzi di comunicazione
Il CCM può promuovere incontri di lavoro o attività, in particolare con tutte le organizzazioni di volontariato e le istituzioni di rappresentanza di cittadini, al fine di diffondere informazioni sulle attività dei Comitati stessi e altre informazioni di interesse collettivo.
I rapporti verso l'esterno (istituzioni, cittadini, mass media, etc.) che comportino espressione di giudizi di valore, devono avvenire in collaborazione con le strutture di comunicazione aziendali.

Linee  indirizzo, programma annuale, rendicontazione annuale e  piano formativo
Per favorire la crescita e lo sviluppo di iniziative trasversali e di ampio respiro in un'ottica di rete e di coordinamento integrato, il CCI, sulla scorta delle indicazioni di ogni Comitato distrettuale:
·         individua e propone alla Direzione Generale, le linee triennali che si intendono percorrere, in base agli atti di indirizzo regionali, ai documenti di programmazione aziendali e in relazione a nuove priorità maturate nel corso delle esperienze;
·         presenta alla Direzione Generale dell'Azienda il programma annuale delle attività;
·         provvede alla stesura e alla trasmissione alla Direzione Generale, entro l'aprile dell'anno successivo,  della  rendicontazione annuale sull'attività svolta dal CCM a livello di singolo distretto e a livello di CCI;
·         raccoglie i bisogni formativi dei componenti dei CCM distrettuali nei tempi e nei modi utili da essere inseriti nel piano aziendale della formazione.
 
Tali atti e documentazioni, a cura del Presidente, saranno soggette ad approvazione da parte del Comitato e saranno trasmesse, inoltre, al Direttore Generale dell'Azienda sanitaria che valuterà l'opportunità di trasmetterle agli enti e alle organizzazioni locali di riferimento nonché agli organi di informazione.
 
ART. 10 -  Sede
La sede dei Comitati Consultivi Misti è collocata presso la sedi distrettuali, la sede del CCI è collocata presso la Direzione Generale.
I CCM, per le proprie attività, usufruiscono di locali,  messi a disposizione dalla Direzione Distrettuale.

ART. 11 - Informazione
L'organizzazione dei Comitati, la loro attività e i risultati conseguiti devono essere adeguatamente pubblicizzati e rappresentano un impegno costante dei comitati.
Sarà cura dell'Azienda, tramite le strutture di comunicazione aziendali, individuare strumenti e canali per garantire la massima diffusione delle informazioni.
 
ART. 12 - Rimborso spese
Ai componenti dei comitati consultivi misti (volontari) verrà corrisposto il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute e documentate o l'indennità chilometrica sostitutiva per i percorsi (andata e ritorno) compiuti dalla residenza al luogo di riunione o d'attività istituzionale specificamente autorizzate dall'Azienda, tramite i Distretti di riferimento.

ART. 13 - Approvazione del regolamento e modifiche
Il Regolamento deve essere adottato dall'Azienda con atto formale. Può essere soggetto a revisione e modifica in qualunque momento, sulla base di verifiche periodiche da parte del Comitato di Coordinamento Interaziendale e le modifiche devono essere approvate con le stesse modalità previste per l'approvazione del regolamento.
 
ART. 14 - Disposizioni transitorie
 Il presente regolamento entrerà in vigore decorsi 15 giorni dalla data della sua deliberazione.
Con l'entrata in vigore del presente Regolamento è abrogato, e cessa pertanto di avere efficacia, il Regolamento approvato con deliberazione n.118 del 22/05/2001 e le sue successive modificazioni.

ART. 15 -  Privacy
 I componenti dei CCM sono tenuti al rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e all'applicazione di quanto previsto (o disciplinato) dal Regolamento aziendale per l'applicazione della normativa di cui al D.Lgs 96/2003 (Codice Privacy), approvato con Deliberazione dell' AUSL di Modena n. 250 del 23/11/2004.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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