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Sistema Informativo del Personale

Il sistema informativo del personale può essere definito come l'insieme dei processi, procedure, informazioni, documenti, dati finalizzati, da un lato, agli adempimenti di legge e alle applicazioni economiche, normative e contrattuali, dall'altro, a supportare l'attività strategica, decisionale, di sviluppo e di comunicazione dei vertici dell'azienda. 

Il sistema informativo del personale deve pertanto consentire di ordinare organicamente i processi e le informazioni che vedono coinvolti tutti gli attori aventi un qualsiasi rapporto di dipendenza gerarchico-direzionale con l'azienda dal momento del loro inserimento e per tutta la durata del rapporto.

Il sistema informativo del personale, ed in particolare la gestione delle operazione amministrative e contabili, è stato gestito, nel susseguirsi delle diverse organizzazioni e unificazioni che hanno visto interessata la nostra Azienda, con l'ausilio di due principali applicativi:

  • AS400-Matrix: è la procedura che si è occupata della pianta organica, dello stato giuridico e dello stato matricolare, della procedura concorsi, del fascicolo del dipendente, delle paghe (comprende tutto quello che riguardava il trattamento economico previdenziale del personale dipendente o con rapporto di collaborazione;
  • JOBTIME: era lo strumento principe per le problematiche pertinenti il ricevimento e la gestione dei dati relativi alla presenza - assenza del personale dipendente o con rapporto di collaborazione.

 
Le informazioni e i conseguenti (e dipendenti) processi contenuti nelle due procedure non interagivano organicamente e autonomamente tra loro, ma i dati, opportunamente trattati, venivano trasferite tramite passaggi delle informazioni su supporti magnetici con risultati affidabili, ma con modalità e tempi non sempre votati all'efficienza e alla immediata fruibilità.
L'aumento delle esigenze legate ai nuovi sistemi gestionali (si pensi, solo a titolo esplicativo, alla gestione dei profili di carriera, allo sviluppo delle competenze interne, al Knowledge Management,...) e l'incremento del fabbisogno informativo che ne è derivato, unitamente al livello dimensionale raggiunto, alla complessità delle funzioni, alla variabilità degli istituti da applicare, alla specificità tipiche delle aziende sanitarie pubbliche hanno fatto emergere diverse problematiche legate al sistema informativo mettendo in crisi il modello basato sul contemporaneo utilizzo dei due applicativi.

Se infatti questo modello ha consentito da un lato un efficace presidio delle informazioni grazie anche alla maggiore autonomia data alle distinte unità organizzative coinvolte in ogni singolo processo, dall'altro ha però rappresentato un limite nella produzione dell'informazione e della unicità del dato, superabile con la sola unificazione del sistema operativo da adottare.

La sfida, ma contemporaneamente l'improcrastinabile esigenza, è stata quella di realizzare un sistema informativo in grado di offrire funzioni e servizi per sostenere la nuova struttura organizzativa e di favorire l'assetto che l'Azienda adotta oggi o adotterà a seguito degli inevitabili processi di riforma che potranno susseguirsi.
Pertanto il progetto di "reingegnerizzazione" non ha avuto (e non ha) il solo scopo di conservare una parità funzionale, sostituendo il "vecchio" sistema informativo con il "nuovo"; ma è stata invece un'occasione e uno stimolo per la rivisitazione critica dei processi amministrativi e per una riflessione sugli obiettivi di miglioramento del servizio che devono rispondere a criteri di apertura, flessibilità e adattabilità.

Il progetto di "reingegnerizzazione" ribadisce nelle sue linee programmatiche la centralità del lavoratore e, quindi, la costituzione del curriculum vitae inteso in senso ampio e dinamico.
Partendo da un processo di Gap Analysis si è cercato di individuare quelli che potevano essere i principali vincoli derivanti dalla "ormai vecchia" procedura; in particolare:


  • Mancanza di una base dati unica ed integrata, che comportava la necessità di creare una base dati aggiuntiva su cui effettuare interrogazioni contenenti dati misti (gestionali e amministrativi)
  • Mancanza di un inquiry strutturato su questa base dati
  • Mancanza di integrazione tra le funzioni attualmente gestite (parte in AS400-Matrix e JOBTIME e parte su pc)
  • La procedura AS400-Matrix copriva unicamente l'informativa base del dipendente, mentre altre funzioni (come le valutazione o le conoscenze acquisite) erano supportate da procedure su personal computer
  • Il sistema presentava un basso livello di usabilità, avendo un'interfaccia molto complessa che scoraggiava la mobilità degli utilizzatori, richiedendo un addestramento laborioso e lungaggini nell'utilizzo
  • Ciascun addetto utilizzava anche strumenti diversi per il medesimo scopo (word processing, fogli elettronici, ecc.) rendendo alquanto arduo lo scambio di documenti
  • Disomogeneità dei dati e delle informazioni
  • Il sistema, nel suo complesso, aveva infine raggiunto il limite di personalizzazione consentito e richiedeva una costante manutenzione dei programmi

Per dare risposte alle crescenti esigenze ed integrare la strategia aziendale con i piani HR si è introdotto un nuovo sistema informativo del personale che si affiancasse in una prima fase e sostituisse poi i due applicativi in uso denominato NHR.
L'introduzione di NHR - (NOVIOUS HUMAN RESOURCES), sistema informativo gestionale integrato, ha permesso all'Azienda di gestire i suoi processi con:

- Un unico database
- Un'unica applicazione e
- Un'unica interfaccia utente
 
NHR, che si basa su data base SQL secondo un'architettura applicativa di tipo client server, è costituito da diversi moduli applicativi gestionali tutti integrati tra loro, così da utilizzare un'unica anagrafica dipendenti.
I principali moduli applicativi sono:

·  Gestione giuridica
·  Gestione economica
·  Gestione rilevazione presenze
·  Gestione reportistica direzionale
·  Gestione cartellino on-line (portale del dipendente)
·  Gestione concorsi
·  Gestione pensioni
·  Gestione ottica dei moduli giustificativi e dei transiti

 Il nuovo sistema, ancora in via di implementazione, consente

  • Diminuzione dei costi di manutenzione
  • Standardizzazione dei linguaggi aziendali
  • Eliminazione di attività duplicate (one data-one entry)
  • Integrazione tra anagrafica e struttura organizzativa
  • Raggruppamento logico dei dati
  • Maggiore Integrazione organizzativa
  • Storicizzazione
  • Gestione dei profili professionali
  • Reportistica interattiva e flessibile (dati statistici e storici)
  • La linea di sviluppo futuro sarà l'adozione di un modulo informatico che gestisca le nuove funzioni che sorgeranno in Azienda: la formazione a distanza, la valutazione del potenziale, la pianificazione degli organici e delle competenze dell'organizzazione, il budget economico del personale, la trasmissione telematica dei dati contabili per le dichiarazioni agli istituti nazionali e la consegna della cedola dello stipendio ed eventuali comunicazioni al domicilio del dipendente sempre in via telematica (portale del dipendente).

La possibilità di attingere da un unico data base permette inoltre

  • Integrazione tra anagrafica e struttura organizzativa
  • Raggruppamento logico dei dati
  • Maggiore Integrazione organizzativa
  • Storicizzazione
  • Gestione dei profili professionali
  • Reportistica interattiva e flessibile (dati statistici e storici)

La linea di sviluppo futuro sarà l'adozione di un modulo informatico che gestisca le nuove funzioni che sorgeranno in Azienda: la formazione a distanza, la valutazione del potenziale, la pianificazione degli organici e delle competenze dell'organizzazione, il budget economico del personale, la trasmissione telematica dei dati contabili per le dichiarazioni agli istituti nazionali e la consegna della cedola dello stipendio ed eventuali comunicazioni al domicilio del dipendente sempre in via telematica (portale del dipendente).
 
La fase attuale di "reingegnerizzazione" ci vede impegnati principalmente in:

- Ridefinizione dell'anagrafica dei dipendenti attraverso l'unificazione delle preesistenti anagrafiche
- Codifica degli eventi
- Ricodifica e ridefinizione dei centri di costo di afferenza e delle metodologie di allocazione del persone all'interno - dell'organigramma aziendale
- Definizione e standardizzazione delle reportistica attraverso la definizione di cruscotti direzionali ed estrazioni il più possibile flessibili
- Ridefinizione delle procedure e dei profili di accesso (sia di livello di utenza sia di gestione del dato)
- Allineamento con la funzione di controllo di gestione

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